ب: زیاد بودن تعداد تامین کنندگان یک قطعه: بعضی از خریداران بر اساس یک سنت قدیمی برای تامین یک قطعه با تامین‌کنندگان متعددی قرارداد منعقد می‌کنند. آن ها معمولا از یک سیستم خرید چند منبعی استفاده می‌کنند. ‌به این معنی که فهرستی از فروشندگان و سازندگان را در بانک‌های اطلاعاتی خود ذخیره کرده‌اند تا در صورت به هم خوردن رابطه با یک تامین کننده از ‌تامین کننده دیگر استفاده کنند. با این روش خریدار می‌تواند برای به دست آوردن موقعیت مناسبی برای خرید، تامین‌کنندگان متعددی را به طور مرتب به جان هم اندازد و آنان را در حالتی نامطمئن نگه دارد. نتیجه ناگواری که این عمل به دنبال دارد این است که تامین‌کنندگان نمی‌توانند روی یک برنامه بلند مدت تکیه کنند. ‌بنابرین‏ احساس وفاداری و پایبندی به خریدار نمی‌کنند و برای از دست ندادن مشتری و کاهش فروش، خود را با افزایش تعداد خریداران و یا با تلاش در کسب حداکثر امتیاز در آخرین قرداد محافظت می‌کنند. (غضنفری، ۱۳۸۵)

۴٫ بلند مدت بودن ارتباط

در نظام به موقع با تامین‌کنندگان قردادهای بلند مدت منعقد می‌شود. امنیتی که قردادهای بلندمدت برای سازندگان قطعات ایجاد می‌کند در توجیه کاهش قیمت تمام شده هر واحد و هزینه سفارش مورد استفاده قرار می‌گیرد. بلند مدت بودن قرارداد برای خریدار اهرم کنترل قیمت، کیفیت و زمان انتظار برای تحویل را ایجاد می‌کند. طولانی بودن عمر ارتباط با تامین‌کنندگان یکی از پیش نیازهای مهم سرمایه گذاری ‌تامین کننده در فعالیت‌های تحقیق و توسعه است. (برت^[۸۲]، ۱۹۸۹)

۵٫ بهبود دقت در تکمیل سفارش

سفارش‌ها باید توسط فروشنده و بدون اشتباه در مقدار، تکمیل و ارسال شود. هر قدر سفارش‌ها از نظر کیمت به طور دقیق تکمیل و ارسال شود. هر قدر سفارش‌ها از نظر کمیت به طور دقیق تکمیل شده باشد، نیاز کمتری به بازرسی و شمارش توسط خریدار به وجود می‌آید. استفاده از بسته‌بندی مناسب تا اندازه‌ زیادی این دقت را افزایش می‌دهد. فروشنده با تکرار و همیشگی کردن این دقت، برای خود حسن سابقه ایجاد می‌کند و سبب آشنایی بیشتر پرسنل قسمت تحویل کالای خریدار با بسته‌بندی‌ها می‌شود. ولی وجود عیب و ایراد در تحویل مقدار مورد نیاز کالا می‌تواند خط تولید یک نظام به موقع را متوقف سازد.

۶٫ بهبود کیفیت و مدیریت کیفیت تامین‌کنندگان

محموله‌های ارسالی نباید دارای اقلام معیوب باشد، چرا که در کنترل کیفیت جامع نیاز به کنترل و بازرسی کیفیت قطعات رسیده باید به وسیله حذف کلای معیوب در آن ها کاهش یافته و یا حذف شود.

در نظام به موقع ارسال قطعات یا مواد معیوب توسط توسط تامین کنندگان منجر به ایجاد کمبود و به تبع آن به وجود آمدن مشکلات جدی می‌شود، زیرا در نظام به موقع موجودی بسیار کمی وجود دارد و کالایی که دارای کیفیت نامطلوب است می‌توانند باعث اختلال در جریان یکنواخت کار تولید شود. علاوه بر این مجبور بودن خریدار به بازرسی کالای رسیده کاری بیهوده است زیرا ارزش افزوده‌ای برای وی ایجاد نمی‌کند. به همین دلیل، مسئولیت ایجاد اطمینان از کیفیت کالا به سازنده آن محول می‌شود. ولی خریداران و فروشندگان برای کمک به آن ها در دست یافتن به سطح کیفیت مطلوب همکاری می‌کنند. خریدار باید بتواند فروشنده را به عنوان تولید کننده کالایی که دارای کیفیت مطلوب است تأیید کند. صدور این گواهی تأیید ‌به این معنی است که فروشنده مربوطه می‌تواند کالای با کیفیت را بدون نیاز به بازرسی خریدار ارسال کند. به زبان دیگر فعالیت‌های بازرسی توسط خریدار حذف می‌شود. (هیون، ۱۹۹۴)

در خرید، کیفیت ‌تامین کننده به عنوان یک شاخص عمده تلقی می‌گردد. عملکرد کیفیت تامین کننده به عنوان توانایی برآورده ساختن مداوم نیازها و انتظارات جاری و آینده مشتری در زمینه‌های عملکردی مهم می‌باشد. سه بخش این تعریف نیازمند مقداری بحث می‌باشد.

۱٫ توانایی برآورده ساختن به طور مستمر: توانایی برآوردن انتظارات و نیازمندی‌های خریداران در تمامی‌موارد( مانند کیفیت فیزیکی محصول، تحویل به موقع و …) و به طور مستمر یک ویژگی مناسب می‌باشد.

۲٫ انتظارات و نیازمندی جاری و آینده مشتری: تامین کننده باید علاوه بر توانایی برآورده ساختن نیازمندی‌های امروزه مشتری،توانایی خود را برای ارضای نیازمندی‌های کیفی آینده وی نیز اثبات نماید، این به معنی توانایی تامین کننده در بهبود مستمر عملکرد می‌باشد. تامین کننده‌ای که تاکنون قادر به برآورده ساختن نیازهای جاری مشتریان بوده است. اما قادر به برآورده ساختن نیازهای جاری مشتریان بوده است. اما قادر به برآورده ساختن نیازهای آینده وی نباشد، یک تامین کننده، با کیفیت محسوب نمی‌گردد.

۳٫ زمینه‌های عملکردی مهم: کیفیت تامین کننده فقط به جنبه‌های فیزیکی محصول خلاصه نمی‌شود در واقع، یک تامین کننده باید قادر به برآورده ساختن انتظارات مشتری در زمینه‌های عملکردی مهم مختلفی( بسته به سازمان) باشد. از جمله: عرضه به موقع محصولات و خدمات، مطابقت محصولات و خدمات، خدمات پس از فروش، همراهی با تکنولوژی و مدیریت هزینه. (ریاضی، ۱۳۸۱)

۷٫ انعطاف‌پذیری در سفارش

نظام به موقع، روش با صرفه‌ترین سفارش را به تاریخ سپرده است. در این نظام تولید محصول برای تامین تقاضای واقعی با آخرین تغییرات آن انجام می‌شود نه برای تامین نیاز و تقاضایی که ‌بر اساس معیارهایی پیش‌بینی و ارائه شده است. وقتی تقاضا تغییر می‌کند ضرورت تغییر در موجودی برای تامین نیازها به وجود می‌آید. هر قدر مطابقت بیشتری بین تولید و جریان موجودی که از فروشندگان به سوی کارخانه وجود دارد، بیشتر باشد ائتلاف کمتری در منابع به وجود می‌آید. قراردادها باید به اندازه کافی انعطاف پذیر باشد و تغییر در مقدار سفارش را به طور روزانه یا حتی به طور ساعتی مجاز بداند.

برای نیل ‌به این هدف، باید سیستم ارتباطاتی مناسب برای ایجاد یک فرایند ارتباط سریع خریدار و فروشنده، به ویژه در زمانی که تقاضای فوری ایجاد شده وجود داشته باشد.

۸٫ سفارش‌های کوچک در دفعات زیاد

تامین کننده مواد و قطعات باید قادر به ارائه مقادیر کم در هر سفارش ولی به دفعات زیاد و مکرر باشد. خصوصیت مورد نظر نظام به موقع برای سفارش این است که مقدار کالا در هر سفارش باید کم ولی دفعات سفارش و حمل کالا زیاد باشد. علاوه بر این عرضه کننده باید در اجازه دادن به خریدار به تغییر دادن مستمر حجم سفارش به سمت کوچک‌شدن دارای انعطاف کافی باشد. (هیون، ۱۹۹۴)

۹٫ بهبود مستمر در همکاری و هماهنگی