کارت امتیازی متوازن^[۳۲]، اهداف مرتبط و چندگانه ای که شرکت ها برای رقابت بر اساس نو آوری و قابلیت های نامشهود خود باید به ان دست یابند، به یکدیگر پیوند می زند. کارت امتیاز متوازن مأموریت‌ و استراتژی را به اهداف و معیارهایی تبدیل می‌کند که در چهار وجه مختلف سازماندهی می‌گردند: مالی، مشتری، فرایندهای داخلی کسب و کار، و یارگیری و رشد (اسدی، ۱۳۸۵: ۲۷۱).

از آنجا که سازمان ها برای تحصیل توانمندی‌های نامشهود جدید سرمایه گذاری می‌کنند، موفقیت آن ها را نمی توان صرفا با بهره گرفتن از مدل های سنتی حسابداری سنجید. کارت امتیازی متوازن معیارها را با محوریت اجرای استراتژی یکپارچه می کند. کارت امتیازی متوازن علاوه بر لحاظ نمودن معیارهای مالی، انگیزه های عملکرد آتی را نیز درنظر می‌گیرد. انگیزه های عملکرد – در وجوه مشتری، فرایندهای درون کسب و کار و یادگیری و رشد – از ترجمه صریح و موشکافانه استراتژی شرکت به معیارها و اهداف مشهود نشأت می گیرند ( اسدی، ۱۳۸۵ : ۲۹۲).

۲-۱-۴- ماشینی کردن خدمات^[۳۳]

در محیط رقابتی امروز، این یک امر بدیهی است که فناوری اطلاعات می‌تواند کارها را سریعتر، بهتر و موثرتر انجام دهد (پرفت، ۲۰۰۶ : ۳). با توجه به جمعیت در حال افزایش، امروزه اکثر سازمان ها چه در بخش خصوصی و چه در بخش دولتی به تکنولوژی های پیشرفته جهت تسهیل و ماشینی کردن خدمات، اعتماد می‌کنند. کاربران برای انجام وظایف خود باید به تکنولوژی اعتماد کنند ( جئوفری، ۲۰۰۵ : ۱).

به طور کلی “ماشینی کردن خدمات” را می توان به کارگیری فناوری اطلاعات وارتباطات در نظام اداری سازمان ها وموسسات دانست . امروزه جهت اعمال مدیریت وکنترل های داخلی، حل مشکلات نظام اداری سنتی سازمان ها، اعمال مدیریت بر گردش مکاتبات، جهت سازماندهی به ارتباطات درون وبرون سازمانی، فراهم آوردن بانک اطلاعاتی منسجم از اطلاعات اشخاص وموسسات طرف مکاتبه، برقراری ارتباط سریع میان واحدها وپستهای سازمانی و همچنین تبادل اطلاعات میان آن ها، ماشینی کردن خدمات ضرورتی غیر قابل انکار است.

۲-۱-۴-۱- سیر تکامل فناوری اداری

سیر تکامل فناوری اداری شامل دوره های فناوری اداری، فناوری رایانه ای و فناوری ارتباطات است. در دوره اول کارفرمایان در تلاش بودند تا محیطی را به وجود آورند که جدا از مسائل کارخانه ای و درمعنای عام محیط تولید، کلیه امور اداری، پرسنلی و تجارتی در آن صورت گیرد، از مهمترین شاخص‌های این دوره انجام مطالعاتی درمورد جایابی و فضاسازی برای محیط‌های اداری بود. (دهه ۲۰ به بعد) درحقیقت در این دوره سعی در جدا ساختن فعالیت‌های اداری از فعالیت‌های تولیدی بود و درنهایت واحدهای ستادی از لحاظ مکانی از واحدهای اجرایی جدا گردیدند. تفکر این دوره این چنین بود که محیطی با شرایط بهتر برای انجام امور اداری که در آن زمان، بیشتر امور محاسباتی نظیر حسابداری، حقوق و دستمزد و مالی بود، فراهم گردد.

در دوره دوم؛ یعنی فناوری رایانه، با ورود رایانه های کوچک که از سرعت و دقت بالایی بهره مند بودند،‌ مدیران تصمیم گرفتند که با استفـــاده از این وسایل و سرمایه گذاری در رایانه ای کردن سازمان خود از سرعت و دقت رایانه در کاهش زمان کار و حذف اشتباهات انسانی استفاده کــــــرده و پیامد این حرکت به وجود آمده این بود که کاربران را برای انجام امور روزمره شان به خوبی یاری کرد.

در دوره سوم؛ یعنی فناوری ارتباطات، با گسترش روزافزون و همه جانبه علوم و فناوری رایانه و استفاده از وسایل جانبی آن و یکپارچه شدن و ادغام هریک از این سیستم ها در یکدیگر مواجه هستیم. درحقیقت امروزه سیستم های اداری سیستم های جهانی هستند که وظیفه اصلی شان ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات هستند. نوعاً ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاری از اهمیت بسزایی برخوردار است. از مشخصات دیگر این دوره که الان در آن به سر می بریم، این است که سازمان ها و شرکت‌ها به ارزش واقعی اطلاعات به هنگام و یا کیفیت پی برده اند و در بازارهای پیچیده امروزی نبود ارتباط با منابع اطلاعات به معنای از دور خارج شدن سازمان است. به دست آوردن ارتباطات درست و با کیفیت و مربوط به معنی هماهنگی و سازگار بودن سازمان با محیط و جوابگو بودن نسبت به تغییرات است (حبیبی، ۱۳۸۳ : ۴).

شکل (۲-۳) انواع زیر سیستم های اتوماسیون اداری

امروزه مدیریت برگردش کار و مکاتبات اداری و همچنین مدیریت زمان در سازمان ها و مؤسسات اقتصادی به کلی متحول شده است و استفاده ازروش های کند و مشکل ساز اداری غیرمکانیزه قابل قبول نمی باشد. حجم بالای اطلاعات و مکاتبات و دسترسی کند ، مسئولین و مدیران را که به مدیریت زمان در مجموعه تحت رهبری خود بها می‌دهند، به سوی اتوماسیون اداری در ابعاد مختلف رهنمون ساخته است .

۲-۱-۴- ۲- مزایای استفاده از سیستم های مکانیزه

سیستم مکانیزه راه کارمناسبی جهت نظام بخشیدن و اعمال سیاست های سازمان می‌باشد. با پیاده سازی این سیستم می توان درزمان، دسترسی، کنترل و نظارت برمکاتبات اداری و مدیریت کارها و جلسات، تحول بسیار مفیدی ایجاد نمود. به کارگیری چنین سیستمی علاوه بر غلبه برمشکلات سیستم های غیر مکانیزه، باعث بهره وری بیشتر نیروی انسانی، استفاده بهینه از امکانات، تعاملات بیشتر، گردش کار سریعتر و شفاف تر و ساماندهی مکاتبات و مراودات اداری می شود. برخی رئوس مزایای استفاده از سیستم های مکانیزه مناسب ذیلاٌ ذکر شده است :

• • صرفه جویی زمان درانجام چرخه ها و تعاملات اداری و دریافت سریع پاسخ ها و ارجاعات

• • دسترسی به کلیه اطلاعات، کارتابل ها، قرارها و جلسات بدون نیاز حضور فیزیکی در محل کار

• • حذف قسمت عمده ای از هزینه های ملزومات اداری (بایگانی ، کپی ، پست ،کاغذ، و …)

• • صرفه جویی درفضای بایگانی و امکان نگهداری کلیه اسناد و مدارک بدون محدودیت زمانی

• • ذخیره متمرکزالکترونیکی با فضای کمتر و امنیت اطلاعات بالاتر

• • استفاده از پرسنل کمتر برای بایگانی و دسترسی راحت تر به اطلاعات مورد نظر

• • تسهیل ارتباطات سازمانی و اعمال راحت تر نظارت و سیاست های سازمان

• • افزایش و تسهیل تعاملات و مراودات اداری و افزایش تعداد عناوین مطرح شده درمراودات اداری

• • دسترسی آسان به اطلاعات درسطوح مختلف سازمان

• • ارتقاء پشتیبانی کارکنان و استفاده ‌بهتر از منابع کارشناسی به واسطه تعاملات بیشتر

• • دسترسی سریع به اطلاعات درزمان و مکان مورد نیاز به واسطه ارتباط آنلاین^[۳۴]

• • دسترسی به ارتباطات در زمینه مورد نیاز به صورت همزمان توسط افراد مختلف

• • ایجاد موقعیتی برای بهینه سازی ساختاراداری و تحول دراموردبیرخانه ای سازمان

• • فرهنگ سازی درراستای بهینه ازابزارهای فناوری اطلاعات در سازمان

• • مدیریت برگردش کار مکتوبات و مستندات