سیستم های اطلاعاتی در سازمان ها، موجبات تسهیل در به کارگیری بهینه دو عامل اساسی یعنی انسان و اطلاعات را در سازمان فراهم می آورند. ضمن آنکه از سایر عواملی که در سازمان‌ها مورد استفاده قرار می گیرند، یعنی مواد اولیه، پول، خدمات، انرژی، ماشین آلات، تجهیزات، ابزار، ساختمان و .. نیز بهطور بهینه بهره گیری می شود. عمده دلایلی که موجب می‌گردد مدیران درسازمان ها رو به سیستم های اطلاعات آورده و به آن نیاز پیدا نمایند عبارتند از:

1. 1. 1. بروز پدیده انفجار اطلاعات و عدم تأمین اطلاعات مناسب و مورد نیاز برای تصمیم گیری

   

1. 1. محیط متحول و متغیر سازمان ها و رشد سریع تغییرات

1. 1. افزایش پیچیدگی مدیریت

1. 1. استقلال واحدهای مختلف سازمانی

1. 1. بهبود و افزایش بهره وری (کارایی واثر بخشی)فعالیت های سازمان

1. 1. بروز پدیده قدرت اطلاعاتی در کارکنان و مدیران سطوح پایین تر در سازمان

1. 1. مشغله زیاد مدیران و کمبود وقت

1. 1. وجود ارتباطات نامناسب در سازمانم

1. 1. ضرورت افزایش سرعت در تصمیم گیری ها

1. کمبود منابع مالی و کاهش هزینه ها(قاضی زاده فرد ، ۱۳۸۸).

۹-۲- تعریف سیستم های اطلاعاتی

جیمز.ا.ابر این و ماراکاس (۱۳۸۹ ص ۱۷) معتقدند که یک سیستم اطلاعاتی می‌تواند هر ترکیب سازمان یافته ای از افراد، سخت افزار، نرم افزار، شبکه های ارتباطی و منابع داده باشد که در یک سازمان اطلاعات را جمع‌ آوری کرده، تغییر شکل داده و آن ها را منتشر کند.

یک سیستم اطلاعاتی می بایستی متناسب با نیازها و فعالیت های کسانی که آن را به کار می گیرند، باشد البته هیچ ضرورتی وجود ندارد که در هر سیستم اطلاعات، رایانه مورد استفاده قرار گیرد. ولی به طور معمول در سازمان ها، به دلیل حجم زیاد اطلاعات داخل و خارج سازمان، از سیستم های اطلاعاتی مبتنی بر رایانه استفاده می شود. (قاضی زاده فرد ۱۳۸۷ ص ۱۸۷).

یک سیستم اطلاعاتی، از نظر فنی می‌تواند به عنوان مجموعه ای از اجزای به هم مرتبط، تعریف شود که اطلاعات را به منظور پشتیبانی از تصمیم سازی وکنترل در یک سازمان، جمع‌ آوری یا بازیابی، پردازش، ذخیره و توزیع می‌کند. علاوه بر پشتیبانی از تصمیم سازی، هماهنگی و کنترل، سیستم های اطلاعاتی به مدیران و کارکنان در تجزیه و تحلیل مشکلات، تجسم موضوعات پیچیده و تولید محصولات جدید کمک می نمایند (لاودن و لاودن ۱۳۸۹ ص۳۹).

در یک تعریف ساده سیستم اطلاعات را تمام فعالیت هایی می‌داند که به کمک رایانه صورت می پذیرد، از سیستم های سخت افزار پیچیده تا گزارش های حسابداری، از سیستم های بازده قوی که موقعیت فضا پیماها را ترسیم می‌کند تا منابع داده های اولیه نظیر حساب ها و صورت حساب ها، از بانک های اطلاعاتی مرکزی که اطلاعات را جمع‌ آوری می‌کند، سامان می‌دهد، ذخیره و تلخیص می‌کند تا سیستم های ذخیره کنونی که از بیست سال پیش وجود داشته است. از سیستم های ترکیبی جامع مدیریتی مرکزی تا ترمینال های از راه دور متخصصان که به رایانه متصل است جملگی بیانگر نظام اطلاعاتی است (رضائیان، ۱۳۸۵).

مدیسون و دارنتن^[۱۳](۱۹۹۶ ص ۱۲) سیستم های اطلاعاتی را این گونه تعریف کرده‌اند: یک سیستم اطلاعاتی، مجموعه ای از انسان ها و ابزارها هستند که عملیات هدفمندی را بر روی اطلاعات انجام می‌دهند.

سیستم های اطلاعات سیستم هایی هستند که وظیفه آن ها ذخیره سازی داده ها، پردازش آن ها در چارچوب اهداف اطلاعاتی مؤسسه‌ و فراهم آوردن اطلاعات مورد نیاز مدیران برای تصمیم گیری های اقتصادی است که با مشارکت مدیران و تحلیل گران ‌و طراحان سیستم که از دانش بسنده در زمینه تکنولوژی کامپیوتر برخوردار باشند، طراحی و در مؤسسات مستقر می‌گردد(مستاجران، ۱۳۷۸ ص ۲۹).

قاضی زاده فرد (۱۳۸۷ ص ۱۸۷) مبانی سیستم های اطلاعاتی را ‌به این صورت تعریف نموده است: یک سیستم اطلاعاتی از طریق هماهنگی عملیاتی بین افراد، تجهیزات، روال های انجام کار، داده ها ودیگر منابع به وجود می‌آید تا بتواند اطلاعاتی یکنواخت، مطمئن ودقیق را تولید کند.

مهمترین مسأله در سیستم های اطلاعاتی، تهیه اطلاعات دقیق و مناسب برای فرد مناسب، در زمان مناسب و در قالب مناسب می‌باشد.

در تعریفی دیگری سیستم های اطلاعاتی عبارتند از: سیستم های رسمی و غیر رسمی که اطلاعات قدیمف حال واطلاعات مربوط به برنامه های آینده را به صورت کتبی و شفاهی مرتبط با عملیات داخلی سازمان و محیط آن فراهم می‌سازند.

سپس به دلیل اطلاعات فراهم شده در چارچوب سازمانی مقتضی ‌از مدیران، کارکنان و تأمین کنندگان، مشتریان واجزای کلیدی محیط در تصمیم گیری پشتیبانی می‌کند (کارگری، ۱۳۸۴ ص ۵۰).

سن^[۱۴] (۱۹۹۰ ص۸) در یک تعریف جامع تر سیستم اطلاعات را بدین صورت تعریف نموده است: مجموعه ای از افراد، داده ها و روش ها و ابزارها که با هم و در ارتباط متقابل با یکدیگر کار کرده تا اطلاعات مفید ومناسب را تهیه وتولید نمایند.

طبق تعریف انجمن کتابداری آمریکا ۱۹۸۳ سیستم اطلاعاتی عبارت است از یک سیستم کامل طراحی شده برای تولید، جمع‌ آوری، سازماندهی، ذخیره، بازیابی و اشاعه اطلاعات در یک مؤسسه‌، سازمان یا هر حوزه تعریف شده دیگر از جامعه.

۱۰-۲- انواع سیستم های اطلاعاتی

دسته بندی های مختلفی از انواع سیستم های اطلاعاتی از دیدگاه های متفاوت ارائه گردیده است که به تعدادی از آن ها اشاره می شود. سه دسته اصلی سیستم های اطلاعاتی به سطوح مختلف سازمانی خدمت می‌کنند: سیستم های سطح عملیاتی، سیستم های سطح مدیریتی و سیستم های سطح راهبردی.

سیستم های سطح عملیاتی، با نگهداری اسناد فعالیت های پایه ای وتراکنش های سازمان مانند فروش، دریافت ها، اندوخته های نقدی، فهرست حقوق، تصمیم های اعتباری و گردش مواد در یک کارخانه، از مدیران عملیاتی پشتیبانی می‌کنند.

هدف اصلی سیستم های این سطح، پاسخ دادن به پرسش های روزمره وردیابی جریان تراکنش ها در داخل سازمان است. نمونه هایی از سیستم های سطح عملیاتی عبارتنداز: سیستمی برای ثبت پرداختی های بانک ازدستگاه خود پرداز یا سیستمی جهت ردیابی ساعت های کاری کارکنان.

سیستم های سطح مدیریتی در خدمت نظارت، کنترل، تصمیم گیری، و فعالیت های اداری مدیران میانی هستند. پرسش اصلی که چنین سیستم هایی به آن می پردازند، این است: آیا همه چیز به خوبی کار می‌کند؟ سیستم های سطح مدیریتی به جای اطلاعات فوری درباره عملیات، گزارش های دوره ای فراهم می‌کنند. در دسته بندی دیگری که در کتاب سیستم های اطلاعاتی در مدیر
یت انجام شده، سیستم های اطلاعاتی به طور کلی به شش دسته تقسیم شده است (سن، ۱۹۹۰ به نقل از قاضی زاده فرد ۱۳۸۷ ص ۲۴۹).

1. 1. سیستم های اطلاعات مدیریت ^[۱۵] (MIS)

1. 1. سیستم های اطلاعات پردازش عملیات (رخدادها)^[۱۶])(TPS)

1. 1. سیستم های اطلاعات تصمیم یار^[۱۷](DSS)

1. 1. سیستم های اطلاعاتی پشتیبانی مدیران عالی (ارشد)^[۱۸](EIS)

1. 1. سیستم های اطلاعاتی پشتیبانی گروه کار^[۱۹](WGSS)