ارزش اولیه(اداری یا استنادی) : ارزش از نظر ایجاد کننده آن که از نظر زمانی در مرحله جاری و نیمه جاری است مانند اسناد اداری، مالی، حقوقی و…
ارزش ثانویه (بایگانی یا اطلاعاتی) : ارزش از نظر محققان، پژوهشگران و آرشیویست‌ها.
زمانی که کلیه اقدامات لازم بر روی سند انجام شده باشد و فعالیت یا عملی که منجر به ایجاد آن گردیده، تمام و کامل شود و در صورتی که در مراجع قضایی و قانون مطرح نبوده و همچنین موردنیاز دستگاه یا فرد ایجاد کننده آن نباشد “ارزش اولیه سند” پایان می‌یابد وسند دارای “ارزش ثانویه” می‌گردد
بند سوم – انواع سند از نظر درجه حساسیت
اسناد عادی
اسناد محرمانه
اسناد سری
اسناد به کلی سری
بند چهارم – انواع سند از محتوی و موضوع
برخی از انواع اسناد از این گونه شامل موارد زیر است :
اسناد اداری : سند اداری سندی است که دارای ارزش اداری بوده و سازمان را در اجرای وظایف جاری خود یاری نماید. این نوع سند توسط سازمان های اداری کشور و در حیطۀ وظایف و مسؤولیت های قانونی مصوب سازمان و در راستای اجرای تعهدات و امور جاری سازمان ها ایجاد و تنظیم می‌گردد. این اسناد با توجه به خدمتی که ارائه می‌کند به دو دسته اسناد کوتاه مدت و اسناد بلند مدت تقسیم می‌شود.
اسناد مالی : یک بخش از اسناد در هر سازمان اسناد مالی می‌باشند. این اسناد به روابط مالی در ادارات باز می‌گردند و بیشتر شامل اسناد بودجه می‌شوند که چگونگی اختصاص هزینه‌ها به امور متفاوت سازمانی را نشان می‌دهند، نظیر پرونده ضمانت مالی افراد، پرونده‌ها هزینه‌ها به اشکال مختلف و یا اسناد مربوط به پرداخت حقوق کارکنان و سایر تعهدات مالی سازمان که این اسناد هدف مؤسسه از اختصاص بودجه به یک فعالیت معین را نشان می‌دهد.
اسناد قانونی : قانون به قواعدی گفته می‌شود که یا با تشریفات مقرر در قانون اساسی در ملجس شورای اسلامی وضع شده و یا از راه همه پرسی به تصویب می‌رسد. همان گونه که ملاحظه می‌شود قانون مفهوم ویژه‌ای دارد که با تصمیمات قوۀ مجریه متفاوت بوده پس بنابراین آن ها را نباید به جای هم بکار برد. بر همین اساس است که برخی از حقوقدانان با توجه به لازم‌الاجرا بودن تصمیماتی که مقامات صلاحیتدار در حدود وظایف و به حکم قانون اتخاذ می‌کنند، مثل آئین نامه‌های دولتی، بخشنامه‌ها به جای کلمه قانون از متون قانونی یا اسناد قانونی استفاده می‌کنند. اسناد قانونی اسناد لازم‌الاجرای است که در اختیار مدیر قرار داشته و کلیه تصمیمات متخذه توسط مدیران سازمان ضرورتاً باید منطبق با آن باشد. معذالک همه متون و اسناد قانونی از اعتبار یکسان برخوردار نبوده و سلسله مراتبی بین متون قانونی و یا اسناد قانونی وجود دارد که با توجه به درجه اهمیت عبارتند از : قانون اساسی، قانون عادی، تصویب نامه‌های (مصوب دولت یا کمیسیونهای مجلس یا تفویض اختیار از سوی مجلس)، عهدنامه‌های بین‌المللی، آئین نامه‌های دولتی.

(( اینجا فقط تکه ای از متن درج شده است. برای خرید متن کامل فایل پایان نامه با فرمت ورد می توانید به سایت feko.ir مراجعه نمایید و کلمه کلیدی مورد نظرتان را جستجو نمایید. ))

اسناد تاریخی : کلیه پرونده‌ها و سوابق پس از طی مرحله جاری و نیمه جاری چنانچه دارای یکی از ارزش های پیش گفته باشند اسناد تاریخی محسوب می‌گردند. این اسناد عمدتاً مورد مراجعه محققان و پژوهشگران قرار می‌گیرند مانند عهدنامه ترکمنچای، فرمان صدور مشروطیت و…
اسناد فرهنگی : اسنادی که حاوی نکات فرهنگی بوده و یا ایجاد کننده این اسناد از چهره‌ها و شخصیت‌های فرهنگی باشد این اسناد عرصه‌های متنوع هنر را از شعر، موسیقی، سینما، تئاتر، معماری و غیره را در بر می‌گیرند.
اسناد سیاسی : اسنادی است که توسط مراجع صلاحیت دار تولید گردیده و حاوی سیاست ها و خط و مشی‌های سیاسی یک کشور از نظر داخلی و خارجی می‌باشند نظیر پروتکل ها، معاهدات، قراردادهای بین‌المللی، یادداشت های سیاسی، اولتیماتوم، اعلام جنگ و غیره که بیانگر نحوه برقراری روابط بین کشورها و استراتژی‌های سیاسی دولت می‌باشد. اسناد سیاسی از نظر ماهوی ممکن است یک طرفه باشد مانند اولتیماتوم و اعلان جنگ و یا چند جانبه باشد مانند قراردادها و معاهدات بین‌المللی.
اسناد نظامی : اسنادی هستند که حاوی جهت‌گیری ها و سیاست‌گذاری های نظامی کشورها در راستای تأمین امنیت ملی، منطقه‌ای و بین‌المللی بوده و مبتنی بر اصول قانون اساسی آن کشورها می‌باشد این اسناد از آنجایی که در برگیرنده معاهدات نظامی بین‌المللی نیز هستند لذا می‌توانند جزء اسناد سیاسی نیز محسوب شوند مانند اسناد همکاری ها و مشارکت های نظامی و دفاعی کشورها.
اسناد اقتصادی، عمرانی : اسنادی که دارای ارزش اقتصادی می‌باشند و فعالیت های کشور را در امر توسعه اقتصادی بیان می‌کنند.
بند پنجم – انوع سنداز نظر اعتبار قانونی
سند رسمی: طبق ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی سند رسمی عبارت است از سندی که در اداره ثبت اسناد واملاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأمورین در حدود صلاحیت آنها و بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند مثل سندی که در دفترخانه ها تنظیم می شوند و شناسنامه، گواهینامه، و…
سند عادی: برابرماده۱۲۸۹ قانون مدنی غیر از اسناد مذکور در ماده۱۲۸۷ سایر اسناد عادی است به عبارت دیگر سند عادی عبارست است از سندی که از جانب اشخاص غیررسمی بدون دخالت مأمورین رسمی تنظیم شده و تابع تشریفات خاص نمی‌باشد مانند دفاتر و اسناد تجارتی (غیر از دفاتر که شرایط اسناد رسمی را دارد) نظیر دفتر روزنامه، دفتر دارایی،دفتر کل.
مراد از تنظیم اسناد در واقع بهره‌مندی از قدرت اجرایی آنها برای شفاف‌سازی روابط حقوقی و مدنی و تمسّک به قدرت آنها در مواقع لزوم برای اثبات حق و یا رد اتهامات ناروا و ناحق می‌باشد.
اهمیت سند از باب قابلیت اثبات واقعه ای است که اتفاق افتاده است بر همین مبنا معتبرترین تقسیم بندی همانطور که قانون مدنی مطرح کرده است به گروه سند رسمی و عادی می باشد. نحوه تأثیر و میزان اثر بخشی و حکومت هر یک نیز بموجب حکم قانونگذار می باشد. با درک این مفهوم لایتغیر همه اسناد بدلیل اختلاف مورد نظر و خواست قانونگذار دارای اعتبار واحد نیستند و حسب موضوع سند اعتبار آنها متفاوت تلقی می گردند این تقسمیم بندی صرفاً از جهت قدرت اثبات کنندگی است وگرنه محتویات و مندرجات هر دو سند از باب تحقق واقعه، معتبر است مشروط بر اینکه مخالف قوانین و یا نظم عمومی و اخلاق حسنه نباشد. اگرچه ماده ۱۲۸۸ ق م صرفاً عدم مخالفت با قوانین را شرط اعتبار اسناد می داند لیکن به وضوح روشن است که مخالفت با نظم عمومی و اخلاق حسنه نیز در حکم مخالفت با قانون است زیرا هدف از وضع قوانین حفظ منافع عموم است و و قوانین مربوط به نظم عمومی با هدف حفظ منافع وضع می گردد و تجاوز بدان، نظمی را که لازمۀ حسن جریان امور اداری و سیاسی و اقتصادی و یا حفظ خانواده است برهم می زند اخلاق حسنه نیز چهرۀ خاصی از نظم عمومی است. بنابراین رسمی بودن سند، اعتبار مفاد آن را تضمین نمی کند و تنها تحقق واقعه را در عالم خارج اثبات می کند ماده ۹۷۵ قانون مدنی اشعار می دارد : ( محکمه نمی تواند قوانین خارجی و یا قراردادهای خصوصی را که بر خلاف اخلاق حسنه بوده و یا به واسطۀ جریحه دار کردن احساسات جامعه و یا به علت دیگر مخالف با نظم عمومی محسوب می شود بموقع اجرا گذارد اگرچه اجرا قوانین مزبور اصولاً مجاز باشد ).
الف – تعریف سند رسمی
سند رسمی : در قانون اعم از قانون مدنی و قانون ثبت، تعریفی از اسناد رسمی نشده است و فقط قانون مدنی در ماده ۱۲۸۷ مصادیق اسناد رسمی را ذکر نموده است :
اسنادی که در ادارۀ ثبت اسناد و املاک تنظیم شده باشد
اسنادی که در دفاتر اسناد رسمی تنظیم شده باشد
اسنادی که نزد سایر مأمورین رسمی تنظیم شده باشد
با این تعریف قانون مدنی دایرۀ شمول اسناد را گسترده نموده است اما به نظر می رسد که اسناد رسمی در قانون ثبت نسبت به قانون مدنی اخص بوده و تنها اسنادی که در دفاتر اسناد رسمی تنظیم می شود سند رسمی محسوب می شود زیرا که با توجه به مواد ۹۲ و ۹۳ قانون ثبت و ماده ۱۵ نظامنامه دفتر ثبت ازدواج و طلاق، استنباط می شود اسناد مذکور بدون حکم دادگاه، قدرت اجرایی داشته باشد و این قدرت اثبات کنندگی آن در عمل حقوقی می باشد و قانون ثبت صریحاً اشاره به دو طرف معامله دارد و دو بند دیگر قانون مدنی شامل اسناد ادارۀ ثبت و مأمورین رسمی عمل حقوقی نبوده بلکه اعلام واقعه حقوقی است .
غیر از اسناد مذکوره در ماده ۱۲۸۷ سایر اسناد عادی است (ماده ۱۲۸۹ ق م)
برای این که نوشته ای سند رسمی محسوب شود سه شرط لازم است :
۱) سند توسط مأمور رسمی تنظیم اسناد تهیه شود.
۲) مأمور دارای صلاحیت تنظیم آن باشد.
۳) سند با رعایت مقررات قانون تنظیم شده باشد
۱- مقصود از مأمورین رسمی و حدود صلاحیت آنان در تعریف سند رسمی چیست ؟
مأمور رسمی کسی است که از سوی حکومت به انجام کاری مأمور شده است و لازم نیست که حتماً بین مأمور و دولت رابطۀ استخدامی برقرار شده باشد مانند دفاتر اسناد رسمی، زیرا سردفتر کارمند دولت نیست، گرچه سردفتری شغلی غیردولتی محسوب می شود ولی از آنجایی که سردفتر از سوی دولت مأمور به تنظیم معاملات است، مأمور رسمی به حساب می آید.
۲- صلاحیت مأمور در تنظیم سند :
شناخت صلاحیت مأمور نیز تماماً به موجب قانون مشخص شده و وقتی قانونگذار مأموری را از تنظیم
برخی اسناد از جمله درمورد اقرباء و… منع می نماید این منع بعنوان عدم اعتبار مزبور بوده و این سند، سندرسمی محسوب نمی گردد.
صلاحیت مأمور بر دوگونه است :
۱-۲ صلاحیت ذاتی
این صلاحیت بدان معناست که مأمور در نوع امری که به او واگذار شده دارای صلاحیت باشد چنانچه سردفتر اسناد رسمی ذاتاً صلاحیت تنظیم معاملات را دارد ولیکن ذاتاً صلاحیت تنظیم و صدور گواهی فوت را ندارد همان طور که کارمند اداره ثبت احوال ذاتاً صلاحیت صدور گواهی طلاق و یا ازدواج را ندارد.
۲-۲ صلاحیت محلی
صلاحیت در این معنا عبارت است از اینکه مأمور در خارج از محل مأموریت فاقد صلاحیت و سمت قانونی است و حق تنظیم سند را ندارد و در صورت تنظیم سند، سند تنظیمی، سند رسمی محسوب نمی گردد. ماده ۸۳ قانون ثبت مصوب ۱۳۱۰ و ماده ۲۲ قانون دفاتر اسناد رسمی حاکی از این موضوع است. بنابراین ممکن است که مأمور ذاتاً صلاحیت انجام کاری را داشته باشد ولی محلاً صلاحیت نداشته باشد برای مثال مأمور اداره ثبت احوال شهرستان لنگرود که وظیفۀ صدور شناسنامه از اسنادِ سجلی لنگرود به او واگذار شده محلاً صلاحیت صدور شناسنامه از اسنادِ سجلی شهرستان لاهیجان را ندارد.
۳- رعایت مقررات قانونی درتنظیم سند :
چنانچه سندی توسط مأموری که فاقد صلاحیت است صادر شود آیا نوشته دارای اعتبار است ؟